Redefining Event Attendance – Warum nehmen Menschen in Zukunft an Präsenzveranstaltungen teil?

Als Jena Convention Bureau ist es unsere Aufgabe, die Lichtstadt als Standort für Tagungen und Kongresse bekannt zu machen und Eventmanger:innen zu beraten – bei der Planung von Veranstaltungen in Jena, aber auch generell rund um das Thema Tagen.

Dafür ist es wichtig, dass wir bei aktuellen Themen am Ball bleiben, und so waren wir auch im Jahr 2022 wieder Forschungspartner im Future Meeting Space.
Der Future Meeting Space ist ein Forschungsverbund, den das German Convention Bureau (GCB) gemeinsam mit dem Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) ins Leben gerufen hat, um Trends in der Veranstaltungswirtschaft aufzudecken und Voraussagen zu zukünftigen Entwicklungen zu treffen. In der nunmehr 5. Forschungsphase lautete die zentrale Frage „Redefining Event Attendance – Warum nehmen Menschen in Zukunft an Präsenzveranstaltungen teil?“
Um dieser Frage auf den Grund zu gehen, entwickelte das Fraunhofer IAO gemeinsam mit dem GCB und den Forschungspartnern drei Umfragen, Befragungssprints genannt.

Sprint 1 beschäftigte sich mit den Gründen, aus denen Teilnehmende zukünftig zu Veranstaltungen reisen werden. Was sind die Anlässe und Motive? Durch die weltweite Corona-Pandemie hat sich der Alltag der Menschen stark verändert. Vieles ist (noch) digitaler geworden, so auch die Veranstaltungswelt. Doch nach wie vor gehen Menschen zukünftig gerne zu Vor-Ort-Veranstaltungen und sehen dies als wichtige Abwechslung zu ihrem Alltag im Büro. Allerdings sind die Erwartungen an Vor-Ort-Veranstaltungen anders und pointierter als vor Corona.

Das Verhältnis zwischen Veranstaltungsdauer und Reiseaufwand spielt zukünftig bei der Entscheidung für eine Vor-Ort-Teilnahme eine viel zentralere Rolle als vor der Pandemie. Jeder Veranstaltungsbesuch folgt also einer bewussten Entscheidung. Bei der Entscheidung für eine Vor-Ort Veranstaltung spielen die Teilnehmerzahl und der Teilnehmerkreis eine nicht zu unterschätzende Rolle. Somit ist es auch wenig verwunderlich, dass das Thema Networking für 91 Prozent der zentrale Grund für Vor-Ort-Veranstaltungen ist. Daneben ist bei der Planung und Durchführung von Vor-Ort-Veranstaltungen zukünftig auf das Thema Klimaverträglichkeit zu achten: Knapp 60 Prozent stimmen der Aussage zu, dass zukünftig bei Reiseaktivitäten massiv auf den Klimaimpact geachtet werden muss.

Der Fokus des zweiten Befragungssprints umfasste die grundsätzliche Attraktivität von Reisen im beruflichen Kontext und den Beitrag dieser an der Personalbindung und -gewinnung. Zusätzlich dazu sollte herausgefunden werden, inwiefern Geschäfts- und Veranstaltungsreisen als Quelle der Inspiration für neue Ideen und Innovationen gelten. 

Während eine gute Führungsarbeit die höchsten Zustimmungswerte bei der Unternehmensattraktivität und Personalbindung aufweist, spielen auch eine gute Atmosphäre unter den Kolleg:innen sowie die Identifikation mit Leistungen und der Marke des Unternehmens für den Großteil der Befragten eine übergeordnete Rolle. Geschäfts- und Veranstaltungsreisen rangieren über alle Befragten hinweg auf dem hinteren Drittel. Für die Personengruppe der Gern-Reisenden wird jedoch die Möglichkeit, interessante Geschäftsreisen zu unternehmen, auf Rang 4 von insgesamt 17 abgefragten Faktoren zur Attraktivität und Bindung an ihren Arbeitgeber platziert.

Die Frage zu den Inspirationsquellen brachte außerdem zu Tage, dass bei den Befragten 9 Prozent der Ideen für den beruflichen Alltag während des Besuchs von Business-Veranstaltungen entstehen. Gerechnet auf die Gesamtarbeitszeit ist das ein überaus aussagekräftiger Wert, denn der Anteil an Veranstaltungstagen macht im Durchschnitt nur etwa 5 Prozent der Arbeitszeit aus.

Der dritte und letzte Befragungssprint befasste sich mit der Frage, was eine Veranstaltung bieten muss, damit wir vor Ort teilnehmen. Hierfür wurden Fragen zu Formaten, Inhalten und Erlebnissen auf Events beleuchtet und wie sich diese je nach Veranstaltungsart unterscheiden.

Als absolute Notwendigkeit empfinden ca. 90 Prozent der Befragten eine durchgängige und mit wenigen Verkehrsmitteln zu erreichende Veranstaltungslocation sowie eine einfache und schnelle Nutzung von ÖPNV. Die Verbindung der Veranstaltung mit einem Rahmenprogramm findet bei dem Großteil der Veranstaltungsarten mit über 80 Prozent eine Zustimmung. Die Möglichkeit, bei externen Veranstaltungsarten mit relevanten Wirtschafts- und Forschungseinrichtungen in Kontakt treten zu können, bewerten ca. 85 Prozent als Grundvoraussetzung oder als Grund für Begeisterung. Aber auch das Kennenlernen von neuartigen Technologien und Konzepten in Verbindung mit neuen Veranstaltungsformaten ruft bei etwas mehr als der Hälfte der Befragten Begeisterung hervor. Absolute Priorität hat für den Großteil der Befragten (ca. 90 Prozent) das Wiedersehen und Networken mit Gleichgesinnten.

Und was bedeutet das für uns? Mit unserer Strategie, die wirtschaftlichen und wissenschaftlichen Kompetenzen der Lichtstadt ins Schaufenster zu stellen, sind wir auf dem richtigen Weg, denn eine inhaltliche Verknüpfung mit der Destination spielt bei Veranstaltungen eine besonders große Rolle. Zudem müssen wir  Veranstaltungsplaner:innen dazu motivieren, möglichst interaktive Formate mit einem hohen Networking-Faktor in Jena durchzuführen, denn diese ziehen besonders viele Teilnehmer:innen an. Jena liegt zudem zentral in der Mitte Deutschlands und ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln sehr gut und umweltfreundlich zu erreichen. Vor Ort sind viele Hotels und Locations gut zu Fuß erreichbar. Beste Voraussetzung also für eine gelungene Veranstaltung mit vielen Teilnehmer:innen vor Ort!

Weitere Informationen zur 5. Forschungsphase des „Future Meeting Space“ sowie die Aufzeichnung der Abschlussveranstaltung vom 14.12.2022 finden Sie auf der Webseite des German Convention Bureau.

Wie geht es Ihnen, liebe Leserin und lieber Leser, sind Sie gern auf Geschäftsreisen unterwegs? Was macht für Sie das Besondere daran aus? Und hat sich seit der Pandemie daran etwas geändert?

Wir freuen uns auf Ihre Meinung und Gedanken zu Jena als Tagungsstandort in den Kommentaren!