{"id":9866,"date":"2023-08-11T07:23:00","date_gmt":"2023-08-11T05:23:00","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.jena.de\/jenakultur\/?p=9866"},"modified":"2023-08-10T12:02:39","modified_gmt":"2023-08-10T10:02:39","slug":"mitarbeiterinnen-vorgestellt-heute-anja-zoephel-aus-dem-controllingteam","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.jena.de\/jenakultur\/2023\/08\/11\/mitarbeiterinnen-vorgestellt-heute-anja-zoephel-aus-dem-controllingteam\/","title":{"rendered":"Mitarbeiter:innen vorgestellt. Heute: Anja Z\u00f6phel aus dem Controllingteam"},"content":{"rendered":"\n

Unser Blog bem\u00fcht sich seit \u00fcber vier Jahren \u2013 genauer seit dem Auftakt am 4. Januar 2019 – darum, Blicke hinter die Kulissen von JenaKultur<\/a> zu gew\u00e4hren und all das zu thematisieren, was sonst eher nirgends Platz findet. Sagenhafte 368 Beitr\u00e4ge sind in den rund 56 Monaten unterdessen zusammen gekommen.<\/em><\/p>\n

Aber wir glauben, \u00fcber den Kaufm\u00e4nnischen Bereich im Allgemeinen und das Controlling im Besonderen haben wir bisher wenig oder gar nicht kommuniziert. Vielleicht folgerichtig, da das sozusagen die Basics sind, von denen man schnell annimmt, dass sie langweilig w\u00e4ren?!<\/em><\/p>\n\n\n\n

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„Schn\u00f6de Exceltabellen, das trifft es nicht.“<\/p>\nAnja Z\u00f6phel<\/cite><\/blockquote>\n\n\n\n

Nun haben wir gedacht, liebe Anja Z\u00f6phel, Du kannst dieses Klischee am besten entkr\u00e4ften. In Dir treffen sich Zahlen- UND, was nicht selbstverst\u00e4ndlich ist, KULTURmensch in musterg\u00fcltiger Weise. Das hei\u00dft, Du vermagst all die hochfliegenden Ideen von kreativen Menschen in schn\u00f6de Exceltabellen gie\u00dfen, daneben bist Du aber auch so oft selbst bei unseren Veranstaltungen und Projekten zu Gast, dass Du den Herzschlag jedes Bereiches, jeder Einrichtung genau kennst. Hast Du Lieblingsveranstaltungen?<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Schn\u00f6de Exceltabellen, das trifft es nicht. Das kann ich nicht so stehen lassen. Exceltabellen k\u00f6nnen durchaus imposant, interessant, aufschlussreich\u2026 sein. Also alles andere als schn\u00f6de. Und bei einer Ergebnis-\/Berichtsdarstellung gro\u00dfer Datenmengen ist durchaus Kreativit\u00e4t gefragt, um Zusammenh\u00e4nge kurz und pr\u00e4gnant und auch f\u00fcr Laien verst\u00e4ndlich darzustellen.<\/p>\n\n\n\n

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\"Emoji<\/figure>\n\n\n\n

Unsere K\u00fcnstler:innen und Kulturschaffenden sorgen f\u00fcr reichhaltige Angebote in gro\u00dfer F\u00fclle. Da lohnt es sich immer, dabei zu sein. Statt einem \u201eLiebling\u201c habe ich eher so etwas wie ein inneres Bilderbuch, und da spielt es auch immer eine Rolle, wo etwas stattfindet<\/p>\n\n\n\n

Der kulturelle Sommer in Jena f\u00e4ngt f\u00fcr mich jedes Jahr mit der ArenaOvuert\u00fcre<\/a> und der Stra\u00dfenbahnfahrt nach Lobeda an. Nebenbei bemerkt habe ich gerade von einer ganz anderen Sommer-Definition auf Hiddensee erfahren. Der Sommer begann dort in den 1920er und 1930er Jahren immer mit dem Eintreffen der Weinlieferung f\u00fcr Gerhart Hauptmann und endete, wenn der Weinvorrat geleert war. Aber zur\u00fcck nach Jena. Wenn ich so an die ArenaOuvert\u00fcre denke, da kommen gleich die Musiker:innen der Jenaer Philharmonie<\/a> und die Sch\u00fcler:innen der Musik- und Kunstschule<\/a> ins Bild. Und dann bin ich bei den Konzerten der Jenaer Philharmonie. Da sehe ich die Philharmoniker:innen im Volkshaus<\/a>, im Trafo<\/a>, mit Jazz-Formaten, in der Rathausdiele oder bei Picknick-Konzerten im Garten der Villa Rosenthal<\/a> \u2026 Die Villa Rosenthal, das ist f\u00fcr mich ein Ort, da geht fast alles. Von Lesungen mit und ohne Musik \u00fcber Jazz-Konzerte bis hin zu Ausstellungen. Gern denke ich an eine Auff\u00fchrung des Theaterhauses Jena<\/a> in der Villa. Die Besucher:innen sahen in verschiedenen kleinen Gruppen unterschiedliche Szenen in den verschiedenen R\u00e4umen im Haus und im Garten. Nur die erste und letzte Szene der \u201eAuff\u00fchrung\u201c erlebten alle G\u00e4ste gemeinsam. Da gab es bei uns zu Hause und im Freundeskreis noch Tage, Wochen sp\u00e4ter einen regen Austausch, insbesondere, da ja niemand das gesamte St\u00fcck sehen konnte.<\/p>\n\n\n\n

Auch in der Adventszeit war f\u00fcr mich immer einiges dabei. Zum einen sehe ich da den musikalischen Weihnachtskalender Muweika und auch den musikalischen Online-Weihnachtskalender der Musik- und Kunstschule. Beide sorgen in der Adventszeit jeden Tag f\u00fcr kleine musikalische \u00dcberraschungen.<\/p>\n\n\n\n

Die ein oder andere Einkehr im Tiez<\/a>, inzwischen direkt am Markt, will ich hier noch erw\u00e4hnen. Das sind wahrhaftig Genussveranstaltungen. So ein Men\u00fc-Abend ist jedes Mal ein Fest f\u00fcr alle Sinne.<\/p>\n\n\n\n

Was genau sind Deine Aufgaben bei JenaKultur?<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Meine Aufgaben sind sehr vielf\u00e4ltig und buntgemischt, so wie JenaKultur eben. Ja und aktuell sind diese, durch die seit Herbst letzten Jahres nicht besetzte \u201eVergabestelle\u201c in meinem Team, noch etwas umfangreicher, da das Thema Vergaben nun auch noch von mir erledigt wird.<\/p>\n\n\n\n

Zu meinen Aufgaben geh\u00f6ren einerseits die ganz \u201eklassischen\u201c Controlling-Themen wie Planung, Budget- und Projektcontrolling, Reporting – z. B. in Form von Quartalsberichten – oder auch Risikomeldungen. Aber auch eher untypische Aufgaben, wie z. B. Nutzerrechteverwaltung oder KeyUserAdministration f\u00fcr unser Warenwirtschaftssystem Integris[1]<\/a>. Und so bekommen z. B. alle neuen Mitarbeiter:innen, welche Integris nutzen, von mir eine erste Einweisung und Schulung im Integris und zu Vergabethemen. Aber auch Auffrischungsschulungen werden regelm\u00e4\u00dfig angeboten und durchgef\u00fchrt. Es macht mir Spa\u00df, mein Wissen weiterzugeben und mit anderen zu teilen, aber auch gemeinsam Schwierigkeiten in der t\u00e4glichen Anwendung und Arbeit zu besprechen und nach alltags-\/arbeitstauglichen individuellen oder f\u00fcr alle Einrichtungen passenden L\u00f6sungen zu suchen, diese zu finden und dann umzusetzen bzw. mit Leben zu f\u00fcllen. Was manchmal nicht ganz einfach ist, da jeder Bereich andere Priorit\u00e4ten und Prozesse hat und vor einer praktischen Umsetzung meist auch noch andere, wie z. B. die Werkleitung mit ins Boot geholt und davon \u00fcberzeugt und ggf. auch noch interne Richtlinien angepasst werden m\u00fcssen. Daf\u00fcr ben\u00f6tigt man manchmal einen langen Atem, wie zum Beispiel beim Thema \u201eOnline-Bestellungen\u201c, wo ich schon seit meinem Start bei JenaKultur in 2017 die Notwendigkeit einer verbindlichen zeitgem\u00e4\u00dfen Regelung sah. Und nun endlich, also nach 6 Jahren, gr\u00fcnes Licht f\u00fcr eine Aufnahme des Punktes in unsere Dienstanweisung, so dass wir dann hoffentlich ab Herbst 2023 hier eine neue, zeitgem\u00e4\u00dfe Regelung haben!!<\/p>\n\n\n\n

Dann geh\u00f6rt zu meinen Aufgaben auch das Anlegen neuer Kostenstellen[2]<\/a> und Kostentr\u00e4ger[3]<\/a> sowie die Anpassung und Aktualisierung der bestehenden Kostenstellen- und Kostentr\u00e4gerstruktur, z. B. bei sich \u00e4ndernden internen Strukturen, wie jetzt in der EAB<\/a> im Rahmen des Bibliotheksneubaus oder bei neuen Bereichen\/Teams, wie z. B. Convention<\/a>. Solche \u00c4nderungen erfolgen stets in enger Abstimmung mit den jeweiligen Einrichtungen und Bereichen. Gemeinsam wird dann besprochen, wie soll die neue Struktur aussehen, nach welchen Kriterien, Verantwortlichkeiten, Aufgaben, Standorten soll unterschieden werden, welche Informationen werden von wem f\u00fcr welche Auswertung, Statistik etc. ben\u00f6tigt.<\/p>\n\n\n\n

Die Zusammenarbeit, Kommunikation und Abstimmung mit allen Einrichtungen und Bereichen von JenaKultur ist grunds\u00e4tzlich ein wichtiger Bestandteil meiner Arbeit, denn alle Datenanalysen, Berichte usw. von mir und meinem Team sind nur so gut bzw. so genau wie die Zuarbeiten aus den einzelnen Bereichen und nat\u00fcrlich die gebuchten Daten im eGecko (Buchhaltungssoftware). Auch gehen bzw. sollten <\/em>alle Zahlen und Statistiken, die nach drau\u00dfen gehen, also ver\u00f6ffentlicht werden, zuvor \u00fcber meinen Tisch gehen und von mir freigegeben werden, um nicht mit verschiedenen oder falschen Zahlen zu kommunizieren. Solche Statistiken sind z. B. die VdM<\/a>-Statistik der Musik- und Kunstschule, die DVV<\/a>-Statistik der Volkshochschule oder der Verwendungsnachweis der Jenaer Philharmonie.<\/p>\n\n\n\n

Wichtige Punkte meiner Arbeit sind auch die Berichterstattung an die Werkleitung, die Erstellung und Vorstellung der Quartalsberichte im Werkausschuss sowie die Mitarbeit bei der Erstellung der Zuschussvereinbarungen.<\/p>\n\n\n\n

Insgesamt ist es wichtig, einen guten Gesamt\u00fcberblick \u00fcber JenaKultur und auf alle unserer Einrichtungen und Bereiche zu haben, einzelne Daten und Fakten zusammenzuf\u00fchren und aufzubereiten. Das ist immer wieder spannend und manchmal technisch nicht so einfach zu bewerkstelligen, zum Beispiel wenn Excel wegen zu gro\u00dfen Datenmengen \u201estreikt\u201c und die st\u00e4dtische IT-Abteilung auch nicht weiterhelfen kann und als L\u00f6sungsvorschlag \u201eDann m\u00fcssen Sie eben die Datei verkleinern oder Daten l\u00f6schen\u201c empfiehlt. In solchen Momenten hilft dann nur tief Durchatmen und eigene Kreativit\u00e4t.<\/p>\n\n\n\n

Zahlen sind nahezu unverzichtbar beim Abstrahieren und erfordern dann auch schon mal eine Jonglage. Das macht mir Spa\u00df. Ich behaupte, es gelingt fast immer. Und damit w\u00e4re ich mit meiner Arbeit auch gar nicht so fern von der Kunst?<\/p>\n\n\n\n

Wie entstehen die Wirtschaftspl\u00e4ne[4]<\/a>? Wie lange arbeitet Ihr in Eurem \u2013 derzeit nur zweik\u00f6pfigen \u2013 Miniteam daran?<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Wirtschaftspl\u00e4ne entstehen in vielen kleinen Einzelschritten und Etappen. Wie beim Zusammensetzen eines Puzzles. Die Datensammlung f\u00fcr einen Wirtschaftsplan beginnt schon lange im Voraus und findet eigentlich permanent bis zur finalen Best\u00e4tigung durch den Stadtrat satt. Alle Informationen und Unterlagen werden dabei immer sofort bei uns im gemeinsamen G-Laufwerk abgelegt und\/oder im Entwurf des jeweiligen Wirtschaftsplans eingetragen. So gibt es auch immer eine Historie zum Wirtschaftsplan mit allen im Laufe der Planung getroffenen Festlegungen und Pr\u00e4missen, eine Offene-Punkte-Liste mit noch zu kl\u00e4renden Fragen sowie einen Zeitplan mit Terminen f\u00fcr Zuarbeiten, Aussch\u00fcsse. Jedes Jahr im Fr\u00fchjahr erfolgt meist die erste Abfrage bei den Einrichtungen zu den im Folgejahr geplanten Projekten. Diese Abfrage kommt dann gef\u00fchlt immer zur falschen Zeit und v\u00f6llig \u00fcberraschend f\u00fcr alle, und beim R\u00fccklauftermin wird h\u00e4ufig um Aufschub gebeten. Die Pr\u00fcfung und Bearbeitung der Projektplanung erfolgt dann durch meine Kollegin Yvonne Macholdt. Ebenso die Erstellung einer Gesamt\u00fcbersicht f\u00fcr alle geplanten Projekte und das Einf\u00fcgen der einzelnen Projekte in unsere gro\u00dfe Wirtschaftsplandatei, was je nach \u201eQualit\u00e4t\u201c der Zuarbeiten ca. ein bis zwei Wochen in Anspruch nimmt. W\u00e4hrenddessen beginne ich parallel mit der Vorbereitung der Vorlagen f\u00fcr den Wirtschaftsplan der einzelnen Einrichtungen und Bereiche und f\u00fcge verschiedene Plausibilit\u00e4tspr\u00fcfungen in die Wirtschaftsplandatei ein. Jeder Zwischenstand wird von uns sp\u00e4testens am Ende des Arbeitstages als Sicherungskopie abgelegt, denn nichts ist schlimmer als ein \u201everschwundener\u201c oder \u201ezerschossener\u201c Wirtschaftsplan mit seinen \u00fcber 35 untereinander verkn\u00fcpft und verformelten Tabellenbl\u00e4ttern.<\/p>\n\n\n\n

In den Wirtschaftsplanvorlagen f\u00fcr die Einrichtungen sind neben den Projekten auch schon die Miet- und Betriebskosten sowie allgemeine Hard- und Softwarekosten und Umlagen, z. B. f\u00fcr Personalrat- oder Betriebsarzt, eingetragen. Die Einrichtungen und Bereiche haben dann meist zwei Monate Zeit f\u00fcr ihre interne Budget- und Investitionsplanung. In dieser Zeit ist es bis auf einzelne Nachfragen zum Wirtschaftsplan eher ruhig, was die Planung betrifft. Zum Abgabetermin wird es dann wieder sportlich, da meist alle Einrichtungen und Bereiche ihre Zuarbeit erst am allerletzten Tag liefern. Dann m\u00fcssen innerhalb k\u00fcrzester Zeit alle R\u00fcckl\u00e4ufe eingearbeitet, gepr\u00fcft und die Budgetgespr\u00e4che vorbereitet werden. Das klappt nur, weil wir ein gut eingespieltes Team sind und im Vorfeld viele Plausibilit\u00e4tspr\u00fcfungen in die Plan-Datei eingebaut haben. Ich arbeite dann die Zahlen in die aktuelle Gesamtdatei ein, und Yvonne pr\u00fcft parallel die Zuarbeiten und markiert Auff\u00e4lligkeiten. Das \u201eSchwierigste\u201c bei der Zusammenf\u00fcgung aller Daten ist immer die Planung der internen Leistungsverrechnung. Deshalb haben wir daf\u00fcr immer eine separate Datei, in welcher nur interne Ertr\u00e4ge und Aufwendungen eingetragen werden, f\u00fcr die es auch eine Gegenbuchung in einer anderen Einrichtung geben muss. In diesem Jahr wird die finale Erstellung des Wirtschaftsplanes besonders sportlich, denn wir haben diesmal nur 4 Tage Zeit f\u00fcr die Einarbeitung der R\u00fcckl\u00e4ufe bis zum ersten Budgetgespr\u00e4ch. Eine detaillierte Pr\u00fcfung und gr\u00fcndliche Vorbereitung der Budgetgespr\u00e4che kann da kaum erfolgen.<\/p>\n\n\n\n

Nach den Budgetgespr\u00e4chen, welche meist zwischen Mitte September und Anfang Oktober stattfinden, erfolgt dann die finale Erstellung des Wirtschaftsplanes, welcher anschlie\u00dfend noch von den verschiedenen politischen Gremien und vom Stadtrat beschlossen und genehmigt werden muss. Erst danach, meist Mitte Dezember, kann dann der best\u00e4tigte Wirtschaftsplan im eGecko[5]<\/a> und Integris eingestellt werden. Daf\u00fcr m\u00fcssen die einzelnen Wirtschaftspl\u00e4ne je Einrichtung und Bereich entsprechend aufbereitet und formatiert werden, um dann anschlie\u00dfend ins eGecko \u00fcbernommen und dort gebucht werden zu k\u00f6nnen. Die zwei- bis dreiw\u00f6chige Vorbereitung daf\u00fcr erfolgt meist gleich nach der finalen Erstellung des Wirtschaftsplanes, so dass nach der Best\u00e4tigung durch den Stadtrat dann nur noch die finale Buchung im eGecko erfolgen muss.<\/p>\n\n\n\n

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[1]<\/a> Integris ist ein computergest\u00fctztes Verfahren zur Erfassung und zielorientierten Verarbeitung aller finanzrelevanten Vorg\u00e4nge, angefangen von der Anfrage, \u00fcber die Bestellung bis hin zur Rechnungsbearbeitung. Alle Projekte des Eigenbetriebs werden in den einzelnen Buchungskreisen der Einrichtungen und Bereiche als Kostentr\u00e4ger erfasst und auf unterschiedlichen Kostenstellen (=Kostenarten, z. B. Werbung, Technik o.\u00e4.) bebucht. Mit Integris korrespondiert das Controlling-Programm eGecko, mit dem alle Gesch\u00e4ftsprozesse besser \u00fcberwacht werden k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

[2]<\/a> Siehe Fu\u00dfnote 1<\/p>\n\n\n\n

[3]<\/a> Siehe Fu\u00dfnote 1<\/p>\n\n\n\n

[4]<\/a> Als Wirtschaftspl\u00e4ne werden die j\u00e4hrlichen Planungen aller Einnahmen und Ausgaben des Eigenbetriebs bezeichnet. Sie h\u00e4ngen mit den Zuschussvereinbarungen, die in der Regel f\u00fcr vier Jahre abgeschlossen werden, zusammen.<\/p>\n\n\n\n

[5]<\/a> Siehe Fu\u00dfnote 1<\/p>\n\n\n\n

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„Kennzahlen m\u00fcssen immer interpretiert und k\u00f6nnen auch missverstanden werden.“<\/p>\nAnja Z\u00f6phel<\/cite><\/blockquote>\n\n\n\n

Statistiken liefern oft interessante Fakten. Ihr sammelt quartalsweise auch die sogenannten Kennzahlen aus allen Bereichen und Einrichtungen? Welche Zahlen sind das genau und was macht Ihr damit? Kannst Du einige interessante Entwicklungen damit und daran ausmachen? Zeigen sie Entwicklungspotentiale aber auch Gef\u00e4hrdungen f\u00fcr den Eigenbetrieb? Welche?<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Ja, Zahlen oder Kennzahlen liefern interessante Fakten, und deshalb scheinen Statistiken auch immer objektiv zu sein. Aber Kennzahlen m\u00fcssen immer interpretiert und k\u00f6nnen auch missverstanden werden. Deshalb stelle ich mir immer die Frage, was soll mit der Statistik gesagt werden, welche Daten wurden verwendet, welche Pr\u00e4misse gesetzt und welche Zielgruppen sollen angesprochen werden.<\/p>\n\n\n\n

Wir \u201esammeln\u201c die meisten Kennzahlen nicht nur quartalsweise sondern auch monatlich. Wobei einige Kennzahlen, z. B. aus der Volkshochschule oder der Musik- und Kunstschule aufgrund der Schuljahre bzw.  Semester, nur halbj\u00e4hrlich abgefragt werden.<\/p>\n\n\n\n

Die Kennzahlen selbst sind so vielseitig und verschieden wie JenaKultur und nicht mit Kennzahlen aus der freien Wirtschaft vergleichbar. Von uns abgefragte Kennzahlen sind zum Beispiel Besucherzahlen und\/oder die Anzahl von Veranstaltungen der Jenaer Philharmonie, der KulturArena, den St\u00e4dtischen Museen<\/a> oder der Ernst-Abbe-B\u00fccherei. Aber auch die Anzahl von Unterrichtseinheiten in der Volkshochschule oder der Musik- und Kunstschule, geplante und ausgefallenen Kurse, ausgeliehene B\u00fccher und Medien in der B\u00fccherei, Anzahl und Art von Einmietungen in unseren H\u00e4usern, die Zahl der Follower\/Abonnenten auf unseren multimedialen Kan\u00e4len oder die Anzahl an Marktst\u00e4nden vom Wochen- bis zum Weihnachtsmarkt usw. Das gibt einen ziemlich bunten Blumenstrau\u00df.<\/p>\n\n\n\n

Aus all den Zahlen lassen sich dann wieder neue Kennzahlen und Informationen ableiten, wie z. B. Besucher pro Veranstaltung oder Umsatz pro Besucher oder durchschnittliche Ausleihanzahl von Medien in der B\u00fccherei… Ja, und manche Zahlen werden auch 1:1 an die Statistikstelle der Stadt Jena weitergegeben. Aber bevor wir das alles machen, erfolgt erst einmal eine Plausibilit\u00e4tspr\u00fcfung. Und da erleben wir manchmal die kuriosesten Dinge. Von vergessenen Zahlen oder Vorjahres-Werten \u00fcber sich eingeschlichene Nullen bis hin zu \u00fcber 100 Prozent verkauften Tickets f\u00fcr einzelne Veranstaltungen. Das wird dann in R\u00fccksprache mit der jeweiligen Einrichtung entsprechend korrigiert, und dann kann es mit der Analyse weiter gehen. Ja, interessante Entwicklungen sind durchaus auch erkennbar. So zeigt sich zum Beispiel, dass Tickets immer h\u00e4ufiger erst kurz vor dem bzw. spontan am Veranstaltungstag und verst\u00e4rkt online gekauft werden. So wurden im letzten Jahr 59 Prozent aller KulturArena-Tickets online verkauft. In 2019, dem letzten Arena-Jahr vor Corona, lag der Anteil der Online verkauften Tickets bei nur 27 Prozent. Da hat sich in den letzten Jahren einiges ge\u00e4ndert. Darauf m\u00fcssen wir uns einstellen.<\/p>\n\n\n\n

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Nicht nur Adam schaut genau hin \u00a9Stadt Jena, Tobias Stepper, bearbeitet<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

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Welche Schnittstellen habt Ihr zur Buchhaltung?<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Die Buchhaltung liefert mit den Buchungen im eGecko (Finanzsoftware) die monet\u00e4ren Kennzahlen, welche die Grundlage f\u00fcr unsere Auswertung und Berichte sind.<\/p>\n\n\n\n

Aber auch Planzahlen f\u00fcr die Abschreibung von Wirtschaftsg\u00fctern oder die Aufl\u00f6sung der Sonderposten werden von der Buchhaltung zugearbeitet.<\/p>\n\n\n\n

Wie bei der Zusammenarbeit mit allen anderen Bereichen und Einrichtungen von JenaKultur ist auch bei der Zusammenarbeit zwischen Controlling und Buchhaltung eine gute Abstimmung und Kommunikation wichtig. Ein gutes Beispiel sind \u00c4nderungen oder Neuanlagen von Sachkonten und Kostenstellen. So werden z. B. Sachkonten zwar von der Buchhaltung angelegt, die Zuordnung des Kontos zur jeweiligen Budgetgruppe, welche f\u00fcr die Planung und Budgetpr\u00fcfung wichtig ist, erfolgt jedoch durchs Controlling. Fehlt hier die Kommunikation, also die Information und damit die Zuordnung zu einer Budgetgruppe, dann kann es durchaus passieren, dass in einer Einrichtung die rote Ampel f\u00fcr \u201eKein Budget vorhanden\u201c aufleuchtet und f\u00fcr gro\u00dfe Aufregung und besorgte Anrufe im Controlling sorgt, da doch eigentlich noch Budget vorhanden sein m\u00fcsste.<\/p>\n\n\n\n

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„Wichtig ist f\u00fcr mich dabei immer, dass alle … gleichbehandelt werden.“<\/p>\nAnja Z\u00f6phel<\/cite><\/blockquote>\n\n\n\n

Controlling klingt immer etwas bedrohlich. Wie oft m\u00fcsst Ihr auch unangenehm werden und jemanden zur Ordnung rufen?<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Nein, ich denke, bedrohlich ist das Controlling nicht. Aber ich erinnere mich noch gut an meine Anfangszeit hier bei JenaKultur. Da gab es bei meinen Anrufen auf der anderen Seite des H\u00f6rers oft \u201ehelle Aufregung\u201c und die Frage: \u201eHab ich etwas falsch gemacht?\u201c. Ich glaube, das hat sich inzwischen ge\u00e4ndert. \u201eBer\u00fchrungsangst\u201c vor dem Controlling gibt es kaum noch, und das ist gut so.<\/p>\n\n\n\n

Wenn Fehler oder Probleme auffallen, dann werden diese angesprochen und ggf. die Ursachen daf\u00fcr gesucht, damit es in Zukunft besser klappt. Unsch\u00f6n ist es, wenn immer wieder die gleichen Fehler und Probleme auftauchen.<\/p>\n\n\n\n

Zur Ordnung rufen m\u00fcssen wir auch manchmal. Aber das ist nicht der Job des Controllings, denn wir sind ja nicht die Polizei oder Ordnungsh\u00fcter, sondern die Analysten von JenaKultur, die u. a. Fehler und Probleme erkennen, aufzeigen, Risiken benennen, aber auch Vorschl\u00e4ge zur Fehler- und Risikominimierung und -behebung einbringen. Wichtig ist f\u00fcr mich dabei immer, dass alle Einrichtungen und alle Mitarbeitenden gleichbehandelt werden, vom Azubi bis zur Werkleitung, alle, ohne Ausnahme. Und das gilt nat\u00fcrlich auch f\u00fcr mich und mein Team.<\/p>\n\n\n\n

F\u00fchlst Du Dich mehr als Verhinderin oder Erm\u00f6glicherin?<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Weder noch.<\/p>\n\n\n\n

Ich bin grunds\u00e4tzlich ein l\u00f6sungsorientierter Mensch und dementsprechend versuche ich, soweit es geht, W\u00fcnsche und Anliegen der Kolleg:innen zu unterst\u00fctzen und gemeinsam mit ihnen L\u00f6sungen zu finden. Ein pauschales \u201eGeht nicht\u201c gibt es von mir nicht, und wenn etwas aus meiner Sicht nicht geht, dann halte ich es f\u00fcr wichtig, sich die Gr\u00fcnde daf\u00fcr anzusehen. Aber letztendlich bin ich nicht die Entscheiderin. Ich kann beratend unterst\u00fctzen, Vorg\u00e4nge pr\u00fcfen, L\u00f6sungsans\u00e4tze aber auch m\u00f6gliche Risiken aufzeigen und Empfehlungen abgeben.<\/p>\n\n\n\n

Dein Miniteam betreut auch die sogenannten Vergaben. Beschreibe doch mal bitte f\u00fcr den Laien, was er sich darunter vorstellen muss, wozu die gut sind, wie eine solche Vergabe abl\u00e4uft usw. Und: Wieviele solcher Vorg\u00e4nge habt Ihr im letzten Jahr betreut?<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Wenn man es genau nimmt, dann ist jede Bestellung, jede Beauftragung von Dritten eine Vergabe. Zum Gl\u00fcck werden aber nicht alle Vorg\u00e4nge von meinem Team betreut. Die meisten Bestellungen, also alle Bestellungen bis<\/em> 10 T\u20ac werden \u00fcbers Integris direkt durch die Kolleg:innen in den Einrichtungen vorgenommen.<\/p>\n\n\n\n

Alle anderen Vergaben – mit einem Wert \u00fcber<\/em> 10 T\u20ac – werden vom Controlling betreut. Diese Vergabeverfahren bzw. Ausschreibungen werden grunds\u00e4tzlich nicht \u00fcber unser Warenwirtschaftssystem Integris durchgef\u00fchrt, sondern immer \u00fcber die e-Vergabeplattform des Bundes. Das sind im Jahr f\u00fcr gew\u00f6hnlich so zwischen 35 und 50, aber auch schon mal 59 Einzelverfahren. Sie betreffen Hard- und Software, B\u00fcrom\u00f6bel, Musikinstrumente, Bewachungs- und Aufsichtsdienstleistungen, Reinigungsarbeiten, Busfahrten oder Grafik- und Gestaltungsleistungen f\u00fcr Programmhefte und Werbung oder Beratungsleistungen, z. B. f\u00fcr die Erarbeitung einer Kulturkonzeption. Und im letzten und diesem Jahr geh\u00f6ren und geh\u00f6rten auch die Ausschreibungen f\u00fcr die Ausstattung der neuen Ernst-Abbe-B\u00fccherei von der R\u00fcckverbuchungsanlage und den Kassenautomaten \u00fcber Technik, W-LAN und Glasfaseranschluss bis zu individuellen Tischlerarbeiten f\u00fcr die einzelnen Bereiche, B\u00fcrom\u00f6bel und K\u00fcchen dazu. So verschieden wie die auszuschreibenden Leistungen und Produkte sind, so verschieden sind auch die Abl\u00e4ufe der einzelnen Vergabeverfahren. Da gibt es Ausschreibungen mit und ohne Teilnehmerwettbewerb, mit oder ohne Bietergespr\u00e4chen, mit verschiedenen Wertungskriterien oder nur dem Preis als Kriterium oder, oder, oder.<\/p>\n\n\n\n

Wie l\u00e4uft nun so ein Vergabeverfahren, eine Ausschreibung bei uns ab?<\/p>\n\n\n\n

Zuerst erfolgt eine Bedarfsermittlung\/-feststellung durch den Fachbereich inkl. die Pr\u00fcfung, ob daf\u00fcr Budget vorhanden bzw. eingeplant ist. Dann wird die Leistung oder das Produkt, welches ben\u00f6tigt wird und ausgeschrieben werden soll, genauestm\u00f6glich beschrieben, mit allen Kriterien und Anforderungen, die das Produkt oder der Anbieter erf\u00fcllen muss, inkl. dem Leistungszeitraum. Die Leistungsbeschreibung muss immer produktneutral erfolgen. Das hei\u00dft, ich kann nicht sagen, ich m\u00f6chte genau das Produkt XY, und auch nicht, ich m\u00f6chte die von der Firma XY. Au\u00dferdem muss ich festlegen, nach welchen Wertungskriterien der Zuschlag, also die Auftragsvergabe erfolgen soll. Ein Kriterium muss dabei immer der Preis sein. Dieser kann, muss aber nicht zwingend, das einzige Kriterium sein. So hatten wir beispielsweise bei der Ausschreibung unsere Multifunktionsger\u00e4te neben dem Preis auch noch technische Merkmale, u.a. Stromverbrauch und Serviceleistungen, u.a. Reaktionszeit bei St\u00f6rungen, als weitere Wertungskriterien. Neben der Leistungsbeschreibung sind dann noch etliche vergabeseitig notwendige Dokumente, wie z. B. Eigenerkl\u00e4rung zur Eignung oder Preisblatt oder Angebotsschreiben, auf der Vergabeplattform einzustellen sowie die Angebots- und Bindefrist festzulegen und dann je nach Vergabeverfahrensart entweder mindestens drei potentielle Bieter zur Angebotsabgabe aufzufordern (z. B. Verhandlungsvergabe) oder die Ausschreibung \u00f6ffentlich bekannt zu geben, online zu stellen, so dass die Ausschreibung f\u00fcr jeden<\/em> einsehbar ist und sich auch jeder<\/em> beteiligen kann. W\u00e4hrend der Angebotsphase, ca. 30 Tage, k\u00f6nnen die Bieter schriftlich \u00fcber die e-Vergabeplattform Nachfragen zur Ausschreibung\/Leistungsbeschreibung stellen. Im besten Fall gibt es keine Nachfragen, aber daf\u00fcr viele Teilnehmende, und nach Angebotsschluss bei der \u00d6ffnung der Vergabe viele Angebote. Die Angebots\u00f6ffnung erfolgt durch das Controlling im 4-Augenprinzip. Die Angebote werden anschlie\u00dfend inhaltlich\/fachlich durch die Einrichtungen und Bereich sowie vergabeseitig durch das Controlling gepr\u00fcft. Passt alles, also erf\u00fcllt das Angebot alle Kriterien und sind alle Dokumente vollst\u00e4ndig ausgef\u00fcllt und eingereicht, dann erfolgt die Wertung entsprechend den zuvor festgelegten Kriterien, und dann – nach der Best\u00e4tigung durch die st\u00e4dtische Vergabekommission – erfolgt die Information der nicht ber\u00fccksichtigten Bieter und die Beauftragung des Bestbieters. Der ganze Vergabeprozess ist dabei von Anbeginn an pr\u00fcfungssicher zu dokumentieren.<\/p>\n\n\n\n

Sehr kurz und knapp gesagt:<\/p>\n\n\n\n

Eine Vergabe l\u00e4uft so \u00e4hnlich wie im Privaten ab, wenn eine gr\u00f6\u00dfere Anschaffung notwendig ist und man im Vorfeld erst einmal pr\u00fcft, ob und wie die Anschaffung finanziert werden kann, und man sich dann informiert, wer zu welchen Preisen und Bedingungen das Gew\u00fcnschte anbietet, sich anschlie\u00dfend Angebote einholt und schlussendlich entscheidet, was f\u00fcr mich pers\u00f6nlich das beste Angebot ist, und dann den Kaufvertrag abschlie\u00dft. Allerdings m\u00fcssen, anders als im Privaten, \u00f6ffentliche Vergaben immer im Wettbewerb stattfinden, und alles muss dokumentiert werden.<\/p>\n\n\n\n

Wozu Vergaben gut sind?<\/p>\n\n\n\n

    \n
  • Verantwortungsbewusster und sorgsamer Umgang mit \u00f6ffentlichen-\/ Steuermitteln.<\/li>\n\n\n\n
  • Vermeidung von Korruption und Vetternwirtschaft.<\/li>\n\n\n\n
  • Transparenz, Gleichbehandlung, Wettbewerb.<\/li>\n\n\n\n
  • Faire, nachhaltige Beschaffung unter Ber\u00fccksichtigung \u00f6ko-sozialer Aspekte und Verankerung ethischer Prinzipien in Vergabeverfahren = faire Produktionsbedingungen und fairer Wettbewerb.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

    Welchen Nutzen Vergaben haben k\u00f6nnen, l\u00e4sst sich gut am Beispiel der bereits erw\u00e4hnten Ausschreibung der Multifunktionsger\u00e4te erkennen. Bis 2019 gab es in jeder Einrichtung, aber manchmal auch schon im Nachbarb\u00fcro, unterschiedliche Ger\u00e4te von unterschiedlichen Firmen, die unterschiedlich zu bedienen waren. Manche waren gekauft, andere gemietet oder geleast. Keiner hatte wirklich einen \u00dcberblick \u00fcber alle Ger\u00e4te und Vertr\u00e4ge oder die damit verbunden Kosten. Das haben wir dann 2019 ge\u00e4ndert und f\u00fcr ganz JenaKultur einen Rahmenvertrag f\u00fcr alle ben\u00f6tigten Ger\u00e4te mit einer einheitlichen Laufzeit ausgeschrieben. Der Aufwand im Vorfeld der Ausschreibung war gro\u00df, aber er hat sich f\u00fcr alle Beteiligten gelohnt. In allen Einrichtungen und Bereichen stehen jetzt die gleichen Ger\u00e4te\/Ger\u00e4tetypen mit gleichem Handling, gleichem Verbrauchsmaterial und gleicher Laufzeit. Wir haben einen<\/em> Vertragspartner und einen<\/em> Ansprechpartner bei Fragen oder bei St\u00f6rungen, und das Beste: die monatlichen Gesamtkosten f\u00fcr Miete und Verbrauchsmaterial sind nun ca. 35 Prozent niedriger als zuvor.<\/p>\n\n\n\n

    Liebe Anja, Ihr wirkt im Hintergrund und tats\u00e4chlich als wichtige Fundamentebauer von JenaKultur. Hast Du das Gef\u00fchl, dass Ihr mitgestalten k\u00f6nnt? Inwiefern?<\/strong><\/p>\n

    So sollte es sein.<\/p>\n

    Allerdings kann seit ein bis zwei Jahren von Mitgestalten, zumindest im direkten Sinne, gef\u00fchlt keine Rede mehr sein. Aufgrund der sehr bewegten JenaKultur-Zeit in den letzten beiden Jahren war die Leitungsebene mit vielen Alltagsproblematiken und dem Tagesgesch\u00e4ft meist so stark gebunden, dass es kaum noch Reaktionen auf Auswertungen oder Analysen gab. So entstand oft das Gef\u00fchl, ins Leere zu arbeiten. Ich hoffe, dass sich das mit der personellen Verst\u00e4rkung ab Oktober wieder \u00e4ndert.<\/p>\n

    Das Gef\u00fchl, mitgestalten zu k\u00f6nnen, stellt sich am ehesten im unmittelbaren Miteinander mit den Bereichen und Einrichtungen ein, wenn es gelingt Synergien zu nutzen und etwas zu bewegen.<\/p>\n

     <\/p>\n

    Wir danken unserer Kollegin Anja Z\u00f6phel herzlich f\u00fcr diesen weitreichenden Einblick in die Zahlenwelten hinter all unseren Projekten. Haben Sie Fragen zur Finanzierung des Eigenbetriebs? M\u00f6chten Sie etwas genauer wissen? Fragen Sie uns gern!
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    Immer, wenn wir in unserem Blog Mitarbeiter:innen vorstellen, geht es uns darum, all das zu zeigen, was f\u00fcr Au\u00dfenstehende eher unsichtbar und dennoch unverzichtbar ist. Heute werfen wir einen Blick in den Controllingbereich, der f\u00fcr Planungsprozesse, Budget- und Projektcontrolling, aber auch f\u00fcr das daraus abgeleitete Berichtswesen notwendig ist. Teamleiterin Anja Z\u00f6phel stand uns Rede und Antwort.<\/p>\n","protected":false},"author":22,"featured_media":9975,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[1,9],"tags":[1011,1008,1006,1010,1009,1007],"class_list":["post-9866","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-allgemein","category-jenakultur","tag-bilanz","tag-bilanzen","tag-controlling","tag-wirtschaftsplan","tag-wirtschaftsplaene","tag-zahlen"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/blog.jena.de\/jenakultur\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/9866","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/blog.jena.de\/jenakultur\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/blog.jena.de\/jenakultur\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.jena.de\/jenakultur\/wp-json\/wp\/v2\/users\/22"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.jena.de\/jenakultur\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=9866"}],"version-history":[{"count":25,"href":"https:\/\/blog.jena.de\/jenakultur\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/9866\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":9977,"href":"https:\/\/blog.jena.de\/jenakultur\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/9866\/revisions\/9977"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.jena.de\/jenakultur\/wp-json\/wp\/v2\/media\/9975"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/blog.jena.de\/jenakultur\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=9866"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.jena.de\/jenakultur\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=9866"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.jena.de\/jenakultur\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=9866"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}